Olen Leidenschaftilla töissä muuttaakseni suomalaista tapaa tehdä töitä, ja mikä hienointa, se tapahtuu hyvin konkreettisin tavoin yrityskulttuurin kautta! Teimme laidaritoverini Monan kanssa pitkän pätkän yhteistyötä marraskuusta 2017 kesäkuuhun 2018 HopLopin seikkailupuistoketjun yrityskulttuurin kehityksen parissa. Nyt haluan kertoa lisää mitä me oikeastaan tehtiinkään, mitä saatiin aikaiseksi ja kuinka muutimme suomalaista tapaa tehdä töitä.
Yrityskulttuurin metsästys seikkailupuistoissa
HopLop on nopeasti kasvava suomalainen ketju, jonka tavoitteena on myös viedä konseptinsa ulkomaille. Vuonna 2017 HopLop avasi peräti 10 uutta seikkailupuistoa Suomeen ja samalla heidän johto havahtui, että kasvu tarvitsee taakseen muutakin kuin lisää puistoja, prosesseja ja ihmisiä. Onhan HopLopin upea olemassa olon tarkoitus tuottaa parempaa arkea lapsiperheille. Liiketoimintajohtajaksi palkattu Riikka Hynninen ottikin meihin Leidenschaftilla yhteyttä, josko tulisimme selvittämään ja rakentamaan HopLopin yrityskulttuuria yhdessä heidän kanssaan; ja mehän lähdimme!
Ensimmäinen ajatuksemme oli, että tässä on firma huikealla tarinalla ja missiolla varustettuna, jossa on potentiaalia aivan uniikkiin kulttuuriin. Meitä alkoi myös lapsettaa, koska pääsisimme samalla laskemaan liukumäkiä, hyppimään trampalla ja kiipeämään tulivuorille…
Ensimmäinen askel oli yrityskulttuurin Due Diligence
Teimme ensimmäisenä HopLopille kulttuurin due diligencen eli selvityksen heidän nykykulttuuristaan, jotta johto ja me tietäisimme mistä lähdetään liikkeelle. DD:ssä valmensimme johtoryhmää yrityskulttuurista, kävimme nykyiset HR:n ja johtamisen rakenteet läpi, haastattelimme kattavasti henkilökuntaa sekä ryhmissä että yksilöinä ja havainnoimme palavereita sekä yleistä meininkiä HopLopissa. Lisäksi käytimme omaa työntekijäymmärryskyselyämme Siqniä, jolla selvitimme koko henkilöstölle ne kaikista tärkeimmät asiat työelämässä. Näistä koostimme analyysin sekä konkreettiset toimenpide-ehdotukset yrityskulttuurin näkökulmasta ja toimme ne johtoryhmään. Teimme myös HopLopille työnantajalupaukset, jotka auttaisivat heitä määrittelemään minkälainen työpaikka he haluavat jatkossa olla ja mihin heidän yhdessä tulisi tähdätä.
Analyysin purku on usein korvannipukoita punoittavaa kuultavaa mutta haluamme kertoa kaiken juuri niin kuin olemme henkilöstöltä sen kuulleet. Samoin teimme myös HopLopin tapauksessa. Jokainen lukija voi itse kuvitella minkälaisia löydöksiä räjähtävän kasvun ketjuorganisaatiosta voi tulla esille. Tekemistä oli melkoisen paljon mutta HopLopin sielu ja sydän oli vahva!
Ensireaktiosta nopeisiin kehitysaskeliin – kohti uutta HopLop-perhettä
DD-analyysin purkamisen jälkeen tarvittiin hetki aikaa sulatella löydöksiä mutta eteenpäin katsottiin todella nopeasti! Vaikka HopLop onkin jo iso ketju, asioita tehdään nopealla tahdilla eikä muutosta pelätä tippaakaan. Nyt tiedettiin missä ollaan, joten on paljon helpompaa määrittää mihin halutaan mennä ja miten. Yhdessä päätettiin, että seuraavan puolen vuoden aikana lähdetään kehittämään HopLopin yhteisöllisyyttä koko ketjun tasolla, sillä yhteishenki oli DD-analyysin mukaan tärkein asia koko HopLopin väelle. Tämän lisäksi päätettiin kehittää työnantajamielikuvaa, rekrytointia ja perehdytystä yhtenä isona pakettina, jotta saadaan juuri se oikea talentti taloon ja heidät myös pysymään sekä integroitumaan HopLopiin paremmin. Kaiken kehitystyön pohjantähtenä päätettiin käyttää HopLopin uusia työnantajalupauksia sekä huikeaa missiota. Samalla päätettiin myös uudistaa muita pienempiä rakenteita, jotta ne resonoivat uusien työnantajalupausten kanssa.
Yhteisöstä iloa, voimaa ja kehitystä
HopLopin työntekijöille yksi tärkeimmistä asioista työelämässä on työpaikan yhteishenki. HopLopin kasvaessa kovalla vauhdilla on äärimmäisen vaikeaa säilyttää yhdessä tekemisen fiilis lukuun ottamatta puistojen sisäisiä tiimejä. Näkyvyys ja kuuluvuus puistojen sekä hallinnon kesken oli sähköpostin ja yksittäisten vierailujen varassa, joten päätimme tehdä tähän koko ketjutason muutoksen.
Rakensimme yhdessä HopLopin HR:n kanssa Yammer-yhteisön ja teimme suunnitelman sen jalkauttamiseksi kentälle ripeällä aikataululla. Tuotimme innostavaa sisältöä lanseerausta varten (julisteita, kotitekoisen videon sekä Yammer-kisan ym.), jotta kaikki olisi valmista nopealle startille. Ensin avasimme Yammerin käytön HopLopin hallinnossa ja loimme kanavarakenteen, joka tukisi kentän ja hallinnon välistä viestintää molempiin suuntiin. Sitten hyppäsimmekin Monan kanssa autoihin ja kiersimme kaikki Suomen HopLop-puistot ja lanseerasimme Yammerin käytöön puisto kerrallaan ja innostimme porukkaa käyttämään uutta sisäistä yhteisöä. Opastimme Yammer-appin lataamisessa ja pidimme huolen, että kaikki puistot lähtivät aktiivisesti mukaan.
Yammerin lanseeraus ylitti odotukset
Kun kaikki puistot oli kierretty, alkoi Yammerissa yllättävän kova pöhinä ihan orgaanisesti. Olihan puistolaisilla nyt suora yhteys hallintoon, muihin puistoihin ja ennen kaikkea jokaiseen HopLop-perheen jäseneen. Nyt oli myös mahdollisuus tuoda omat kehitysideat muiden kuuluville todella helposti, sillä kenttähän tietää parhaiten miten puistokonseptia ja työntekoa tulisi kehittää.
Pieni pöhinä ei kuitenkaan riittänyt, sillä halusimme kaikki täysillä mukaan. Lanseerasimme muutaman viikon Yammer-kisan, jossa oli sekä yksilö- että puistokohtaisia palkintoja. Noh, nuorethan ovat diginatiiveja ja kilpailuhenkisiä, joten Yammer suorastaan RÄJÄHTI kisan johdosta. Hetkessä HopLopin yhteisessä fiilistelykanavassa oli yli 200 käyttäjää, yli 300 julkaisua ja melkein 16 000 lukukertaa viikossa. Kuulimme välillä jopa kommentteja, että ”En malta mennä nukkumaan, kun Yammerissa on niin paljon hauskaa ja innostavaa sisältöä luettavana…”. Hetkeksi lähdettiin kovemmalle laukalle mutta toki yhteisön käyttö tasaantui kisailun jälkeen. Huomattavaa oli myös, ettemme rakentaneet Yammeriin monen sivun mittaisia käyttäytymisohjeita vaan painotimme, että kyse on positiivisesta ja rakentavasta yhteisöstä. Huonoon käytökseen puututtaisiin hyvällä esimiestyöllä! Tänä päivänä jokainen HopLop-perheen jäsen käyttää Yammeria ja suurin osa erittäin aktiivisesti. Tämän johdosta puistot ovat lähempänä hallintoa ja toisiaan ja tieto liikkuu huomattavasti nopeammin koko ketjussa.
Talenttia taloon!
Samalla, kun virittelimme Yammeria käyttöön teimme myös konseptointia HopLopin työnantajamielikuvan, rekrytoinnin ja perehdytyksen uudistamiseksi, joka sai koodinimen ”Talenttia taloon!”. Tässä uudistuksessa halusimme osallistaa HopLopin kentän väkeä; puistotyöntekijöitä, vuoropäälliköitä ja puistonjohtajia, jotta saisimme vireille sellaisen kokonaisuuden, joka palvelisi aidosti käyttäjiään.
Lähdimme liikkeelle tilanteesta, jossa HopLopilla ei ollut yhtenäistä tapaa tehdä rekrytointia, kaikki hakemukset käsiteltiin sähköpostitse ja perehdytys oli kyhätty melko nopeasti kasaan kasvupaineiden alla ja työtehtävät edellä. Työnantajamielikuva oli käytännössä työpaikkailmoitusten ja liiketoiminnan markkinoinnin tuotosta. Muotoilimme alkajaisiksi uuden kokonaisuuden työnantajamielikuvasta rekryn kautta perehdytykseen ja käytimme ne arvioitavana kentällä, jonka jälkeen viilasimme ne lopulliseen muotoonsa. Sen jälkeen esittelimme kokonaisuuden HopLopin johdolle, jolta saimme hyväksyvän leiman muutokseen. Sitten alkoikin muutosprojektin läpivienti HR:n Tiinan ja puistonjohtaja Emmin kanssa.
Rekrytointi uudelle aikakaudelle
Alkajaisiksi oli järkevintä pistää rekrytointi kerralla kuntoon, jotta pystytään antamaan oikeanlainen hakijakokemus sekä helpottamaan puistonjohtajien arkea. Suunnittelimme rekrytoinnin roolituksen ja rakensimme uuden prosessin sekä tutkimme yli 10 erilaista rekrytointijärjestelmää, jotka voisivat sopia HopLopin tarpeisiin. Lopulta päädyimme Teamtailor nimiseen rekrytointijärjestelmään. Siinä erityisinä etuina oli freessi urasivugeneraattori, helppo muokattavuus juuri omiin tarpeisiin ja riittävä keveys & ketteryys. Käytimme rekrytointijärjestelmän arvioitavana useammalla puistonjohtajalla sekä HR:llä ja kaikki olivat vakuuttuneita, että tällä sitä talenttia saadaan taloon. Muutaman päivän aikana rakensimme järjestelmän ja urasivut HopLopin näköiseksi ja testasimme lisää. Sitten kutsuimme kaikki rekrytoivat esimiehet käyttämään järjestelmään tehtyjä testi-rekryjä, jotta kaikki saivat tuntumaa. Tämän lisäksi pidimme muutaman tunnin valmennuksen HopLopin esimiespäivillä rekrytoinnista ja perehdytyksestä sekä tuotimme tarvittavat tukimateriaalit järjestelmän käyttöön. Ja näin alkoi rekry rullaamaan ja ensimmäiset paikat avattiin järjestelmän kautta. Ensimmäisen reilun kuukauden aikana hakijoita oli lähes 400 ja heistä 8 palkattiin. Mikä upeinta, ”time to hire” aika oli vain 13 päivää, joka on tämän kokoiselle ketjulle aivan huikea läpimenoaika! Käykääpä kaikki ihailemassa vielä HopLopin uusia urasivuja täältä!
Perehdytykseen lisää sydäntä ja sielua
Samalla, kun rakensimme uutta rekrytointikonseptia teimme myös uusia suunnitelmia HopLopin perehdytykselle puistonjohtaja Emmin kanssa. Aikaisemmin perehdytys oli toiminut työlajien listauksen omaisesti ja koulutus tapahtui työn ohessa. Perehdytyksessä halusimme sitouttaa uusia HopLoplaisia entistä paremmin uuteen työpaikkaansa, mutta myös opettaa kaikki HopLopin työlajit (joita on muuten todella paljon) kunnolla alusta alkaen innostavalla tavalla.
Alkajaisiksi päätimme, että perehdytykseen tulee dedikoida enemmän aikaa ja uuden työntekijän saapumiseen on valmistauduttava paremmin ja johdonmukaisemmin. Perehdytyksessä pienetkin asiat ratkaisee ja tärkeää on myös, mitä tapahtuu rekrytointipäätöksen ja ensimmäisen työpäivän välillä. Nyt jokaiselle uudelle HopLoplaiselle lähetettäisiin ”Tervetuloa Taloon – kirje” ihan vanhanaikaisella etanapostilla. Kirjeessä kerrotaan lisää HopLopista työpaikkana sekä puistosta, johon uusi työntekijä on tulossa. Viritetään hänet tunnelmaan ja kerrotaan, että sinua odotetaan kovasti! Myös uuden työntekijän ensimmäiseen päivään virittäydytään entistä paremmin ja koko puiston väelle kerrotaan hyvissä ajoin uudesta tulokkaasta. Hänellä on myös etukäteen valittu oma kouluttaja, joka tulee pitämään huolen perehdytyksestä. Tavoitteena on, että uusi työntekijä kokee olleensa odotettu lisäys puiston tiimiin heti ensimmäisestä päivästä lähtien, sillä ensimmäinen työpäivä jää jokaiselle mieleen pitkäksi aikaa.
Lanseerasimme uuden kouluttajan roolin
Uutta perehdytyksen kulkua jaksotettiin niin, että työlajit palasteltiin eri koulutuskertoihin, joka mahdollisti sen, että uutta työntekijää koulutettiin juuri siinä tahdissa, kun hän oppii. Lisäksi lanseerasimme uuden kouluttajan roolin jokaiseen puistoon, johon nykyiset HopLoplaiset saivat hakea. Emmi kävikin tämän jälkeen kaikki Suomen HopLopit läpi ja koulutti uudet kouluttajat rooliinsa. Näiden uudistusten lisäksi teimme perehdytyksestä seikkailun eli rakensimme perehdytyskartan, jonka pohjana toimi HopLop-puisto erilaisine leikkivälineineen ja työpisteineen. Karttaa täytetään sitä mukaan, kun eri työpisteet on opeteltu ja perehdytyksen lopuksi uusi HopLoplainen saisi myös pienen yllätyspalkinnon. Näin saatiin myös pientä pelillistämistä perehdytykseen. Uusi perehdytysmalli koulutettiin puistojen esimiehille HopLopin esimiespäivillä ja oheen tarjottiin tukimateriaalit mukaan. Otimme käyttöön perehdytyksen palautekyselyn, jolla kerätään tietoa uuden mallin toimivuudesta keskitetysti HR:n toimesta, jotta konseptia voidaan edelleen kehittää. Uusi perehdytys tuli käyttöön kesäkuun alussa, joten vielä tarkempaa dataa ei ole saatavilla mutta fiilikset ovat erinomaisia!
Työnantajamielikuvan ensiaskeleet
Työnantajamielikuvan jätin tässä kokonaisuudessa viimeiseksi, koska sitä alettiin myös työstämään viimeisenä, kun muut rakenteet oli saatu kohdilleen. Aluksi täytyy sanoa, että emme missään nimessä halunneet rakentaa työnantajamielikuvaa, joka tuottaisi tuhansia hakemuksia, joista vain murto-osa olisi oikeita, vaan sellaisen sanoman, joka vetoaisi lapsirakkaisiin tyypeihin ja juuri niihin HopLopin meininkiin soveltuviin tekijöihin. Oli siis luonnollista, että työnantajamielikuvaa rakennetaan ennen kaikkea sisältä käsin!
Työnantajamielikuva kehittyi jo mittavasti uuden rekrytointisivuston myötä, koska nyt pystytään jo sitäkin kautta kertomaan HopLopista työpaikkana enemmän, työnhaku on huomattavasti helpompaa ja rekrytointiprosessi jouhevampi. Rekrytointisivuston jälkeen perustimme HopLopille oman häsän, #HopLopFamily, jota kaikki työntekijät voisivat käyttää omissa SoMe-postauksissaan. Aikaisemmin HopLopin maininta sosiaalisessa mediassa oli työntekijöiltä kiellettyä, joten totuttelussa menee vielä aikaa. Varovaisin askelin ollaan kuitenkin päästy eteenpäin. Teimme myös vuoden mittaisen sosiaalisen median suunnitelman HR:lle, jossa työnantajamielikuvan painopisteeksi määriteltiin Instagram ja sitä tukemaan otettiin myös Facebook. Suurin osa sisällöstä tultaisiin tuottamaan orgaanisesti sisältä päin kertomalla tarinoita omasta henkilöstöstä, järjestämällä teemakisoja HopLopin sisällä ja kertomalla lisää HopLopista työnantajana. Mitä autenttisempaa sen parempaa!
Yrityskulttuurin kehitys jatkuu
Tiiviimmän HopLop-perheen rakentaminen ja yhteisöllisten elementtien luominen saatiin siis maaliin jo alkuvuodesta ja rekrytointi & perehdytys saatiin käyttöön ennen kesälomia. Työnantajamielikuva puolestaan konseptoitiin keväällä ja tullaan ottamaan paremmin käyttöön syksyn aikana. Yammer-yhteisön rakentaminen ja Talenttia taloon kokonaisuus olivat valtavan iso rykäisy eteenpäin näin isossa organisaatiossa ja olimme tiiminä äärimmäisen tyytyväisiä sen toteutuksesta. Saimme myös erittäin hyvää palautetta loppuasiakkailtamme eli HopLopin kentän väeltä. Muutoksia tehdessä onkin kaikista tärkeintä muistaa rakenteiden ja prosessien loppukäyttäjät, jotta rakennetaan aidosti sellaista, joka tukee heidän arkeaan.
HopLopissa työ yrityskulttuurin eteen jatkuu edelleen ja heillä onkin tavoitteena olla alansa halutuin työpaikka vuoteen 2020 mennessä. Yrityskulttuuriin liittyvä kehitystyö on lähtenyt isolla loikalla liikkeelle ja kehityksen suuntaa pyritään myös jatkossa mittamaan, jotta suunta on selkeä. Tärkeintä on ymmärtää, että yrityskulttuuri on tukemassa ihmisiä busineksessä, jotta koko yritys voi paremmin. Siksi onkin äärimmäisen tärkeää, että kulttuuria kehitetään tavoitteellisesti ja pitkäjänteisesti eikä vain yksittäisin projektein.
Näin yrityskulttuurimuotoilijan näkövinkkelistä HopLopin kanssa tehty kehitystyö oli todella palkitsevaa! Organisaatio oli äärimmäisen vastaanottavainen ja halukas muutokselle sekä tiedosti yrityskulttuurin merkityksen osana omaa kasvutarinaansa. Samalla oli upeaa huomata äärimmäisen kova luottamus, joka syntyi meidän ja HopLopin tiimin välille heti ensiaskelten jälkeen. Luottamus mahdollisti isoilta osin sen, että saimme asioita aikaiseksi ripeällä tahdilla, mikä oli myös äärimmäisen motivoivaa, sillä tulokset alkoivat näkyä nopeasti.