Elämme poikkeuksellisia aikoja, se on sanomattakin selvää. Huolen ja poikkeustilan keskellä työnantajat ja työntekijät pohtivat kuumeisesti ratkaisuja terveyden vaalimiseksi ja töiden jatkumisen mahdollistamiseksi. Osa on pystynyt siirtämään työnteon toistaiseksi kotiin, osalle se ei ole mahdollista.
Myös meiltä yrityskulttuurimuotoilijoilta on viime päivinä kyselty, kuinka meillä muutetaan tekemisen tapoja ja kuinka me neuvoisimme yrityksiä ohjeistamaan ihmisiään tässä uudessa tilanteessa. Näiden kysymysten innoittamana lähdin pohtimaan toimistotyön siirtämistä kotioloihin ja sitä, millaisia eväitä haluan näissä tilanteissa esihenkilöille ja HR- ihmisille jakaa.Keskityn kirjoituksessa tämän vaikean tilanteen valoisampiin puoliin; millaisia hyviä vaikutuksia etätyöinnovoinnilla voi olla yrityskulttuurin ja luottamuksen rakentamiseen.
Vaikka uskon siihen, että kulttuuri kehittyy ihmisten välisissä kohtaamisissa ja vuorovaikutuksessa, en osaa olla liian huolissani väliaikaisen järjestelyn vaikutuksista yrityskulttuuriin. Päinvastoin, tämä äkillinen tilanne saattaa olla erinomainen tilaisuus keskinäisen luottamuksen vahvistamiselle.
Olen kuullut monen HR-ihmisen viime päivien kuluneen etätyöohjeita kirjoittaessa. Kriisin keskellä viestintää tarvitaan, mutta odottakaapa hieman niiden ohjeiden laatimisen kanssa. Jos säännöt ja ohjeet ovat tarpeen, ehdotan, että ne kirjoitetaan aina siitä lähtökohdasta, että työntekijänne ovat hyviä, kyvykkäitä ja luotettavia. Jos ette ole tarvinneet ohjeita työnteolle tähänkään mennessä, niin kysykää itseltänne, miksi tarvitsisitte niitä nyt? Toimistotyötä siirretään poikkeuksellisesti kotioloihin, mutta sen on tarkoitus jatkua kuten tähänkin saakka, eikö vain?
- Jos koette tarvetta kirjoittaa ohjeita, kirjoittakaa ne lämmöllä. Työntekijöidenne joukossa on ihmisiä, joita pelottaa tai jännittää ja siksi kaikki kannustus, minkä saatte ohjeisiinne ripoteltua, on arvokasta. Miltä kuulostaisi esihenkilön tai HR:n antamat etätyöohjeet, joissa sanotaan esimerkiksi näin:
- Vaikka siirrymme toistaiseksi kotioloihin, en unohda sinua. Jos mieltäsi painaa mikä tahansa asia tai tarvitset apua, soita minulle. Minä soitan varmasti sinulle.
- Ollaan luovia ja rohkeita. Kokeile hoitaa asiakastapaaminen Teamsin tai vastaavan kautta ja innovoi rohkeasti muitakin uusia tapoja hoitaa työtä. Kun keksit uuden jutun, jaa se meille muillekin vaikka Slackissa.
- Jos sinulla tulee vastaan tietotekninen haaste, soita ensimmäisenä IT-Pekalle. Minäkin autan mielelläni, mutta saatan olla ensimmäisenä hukassa sähköpostini kanssa.
- Muistetaan yhteisömme ja harjoitellaan kohtaamista sähköisissä kanavissa. Videopuhelu kollegalle, Whatsapp -viesti tai tuttu kasvo omalla näytöllä etäpalaverin aikana piristää kummasti.
- Muista happihyppely ja tankkaus. Pidä kahvitauko pihalla nyt, kun siihen on mahdollisuus. Tankkaa ja taukojumppaa, sillä kotona työskentely voi puuduttaa sekä mielen, että kropan. Onneksi pääsemme pian kaikki taas yhdessä toimistolle.
Kriisitilanteissa organisaation todellinen ihmiskäsitys mitataan. Siksi on tärkeää jatkaa luottamista, kannustamista ja välittämistä, vaikka emme näkisikään joka päivä. Työnantajat ja työntekijät tarvitsevat toisiaan päästäkseen tästä tilanteesta yli. Kaikki mitä teemme nyt luo pohjaa yhteiselle tulevaisuudelle.
– Emmi