Henkilöstöhallinnolla, Talent- tai People-tiimillä – miksi tätä ihmisfunktiota nyt sitten halutaankaan nimittää – on aina vaikutus työntekijöiden arkeen. Vaikutus, tavalla tai toisella, hyvällä tai huonolla. HR:n tehtävänä on edesauttaa ihmisten työntekoa ja sitä kautta tukea yrityksen liiketoimintaa. Mitä paremmin HR onnistuu tuossa ydintehtävässään, sitä paremmin työntekijät ja yrityksen liiketoiminta menestyvät.
Joskus, tai harmillisesti aika usein, HR-tiimi on kuitenkin hiukan eksyksissä oman työnsä tarkoituksen suhteen. Tiimi on jotenkin unohtanut, miksi on olemassa. HR on tottunut tekemään sisäisiä prosesseja ja tuottamaan ihmisiin liittyvää dataa, jotka usein kyllä tukevat HR:n toimintaa, mutta eivät halutulla tavalla varsinaista loppukäyttäjää.
Otetaanpa klassinen esimerkki kasvuyrityksen arjesta, jossa on päätetty hankkia HR-järjestelmä ensimmäistä kertaa. Mustavalkoisesti ajateltuna tässä on kaksi tapaa toimia – saat itse päättää, kumpi on se fiksumpi.
HR-tiimi tarvitsee uuden ja helpomman tavan prosessiensa pyörittämiseen
ONGELMA:
”On kovin työlästä täyttää Exceleitä ja kerätä tietoa tiiminvetäjiltä. Lomat, sairauspoissaolot ja muut vapaat aiheuttavat meille hässäkkää. Lisäksi käytämme hirmuisen määrän aikaa kehityskeskusteluiden järjestämiseen ja rekrytointitarpeiden selvittämiseen. Niin ja kaikilla esihenkilöillä on ihan oma tapansa rekrytoida, mikä ei kyllä ole kovin fiksua!”
RATKAISU:
HR tarvitsee järjestelmän, joka auttaa heitä luomaan varmat ja toimivat prosessit – ilman porsaanreikiä. Näin heidän työnsä helpottuu huomattavasti. Samalla pystytään rakentamaan standardoidut kehityskeskustelulomakkeet, perehdytysprosessi ja tapa rekrytoida. Ja mikä parasta, saadaan käyttöön kunnollinen hyväksyntäportaikko!
- Yllä olevat vaatimukset mielessään HR alkaa kilpailuttaa järjestelmätarjoajia. Muutaman kuukauden aggressiivisen kilpailutuksen ja kädenväännön jälkeen on löydetty SE toimija, joka tarjoaa kaiken vaadittavan ja on lisäksi riittävän halpa, jotta saadaan vielä tämän vuoden budjetista ostettua henkilöstölle brändätyt hiirimatot!
- Sitten alkaa vinha käyttöönotto, datan siirtäminen ja prosessien määrittely. Koska kyseessä on HR:n järjestelmä, on parempi, ettei työntekijöitä häiritä prosessien rakentamisvaiheessa. ”Tehdään tästä nyt kerralla valmis niin työntekijöiden ei tarvitse sitten käyttää mitään puoliksi rakennettua – näin saadaan hyvä käyttäjäkokemus eli UX niin kuin designerit sanovat.”
- JULKAISU – HR ilmoittaa työntekijöille ja esihenkilöille uudesta hienosta järjestelmästä ja kutsuu kaikki heti käyttämään sitä kaikki@yritys.fi sähköpostilla. ”PS. tämä on muuten pakollinen järjestelmä kaikille!”
- Ensimmäisen viikon käytön jälkeen noin 20 % henkilöstöstä on ottanut järjestelmän käyttöön ja HR on saanut vähintään viisi valitusta järjestelmän epäkäytännöllisyydestä. Työajanseuranta vie työntekijöiltä liikaa aikaa eivätkä esihenkilöt osaa avata uusia työhakemuksia tuoreella hyväksytysprosessilla.
LOPPUTULOS: Työn helpottaminen – epäonnistunut.
Työntekijät tarvitset tukea, jotta heidän arkensa olisi sujuvampaa
ONGELMA:
”Olemme kuulleet useammalta esihenkilöltä, että työntekijät eivät pidä kehityskeskusteluita hyödyllisinä ja esihenkilöt tarvitsisivat enemmän tukea merkityksellisten kehityskeskusteluiden pitämiseen. Olin kuukausittaisella kenttäpäivälläni opettelemassa asiakaspalvelumme toimintaa ja huomasin monen tiimiläisen ihmettelevän, että missä Seppo luuraa, koska hän ei tullut töihin normaalisti klo 9:00. Muutaman soiton ja viestin jälkeen selvisi, että Seppo piti muuttovapaata eikä kukaan ollut tuuraamassa häntä. Miten voisimme välttää tällaisia tilanteita ja tukea tiimiä paremmin?”
RATKAISU:
HR haluaa käytännöt ja järjestelmän, joka tukee molempia, sekä esihenkilöitä että työntekijöitä, heidän päivittäisessä työssään. Tavoitteena on antaa esihenkilöille mahdollisuus entistä parempaan johtamiseen ja tiimiläisille selkeyttä sekä helpotusta päivittäiseen työhön, suoriutumiseen ja henkilökohtaiseen kehittymiseen.
- Jotta HR ymmärtäisi paremmin asiakkaitaan ja heidän tarpeitaan, päättävät he kysyä mitkä ovat HR:n toiminnan vahvuudet ja kehityskohteet tällä hetkellä asiakkaiden silmin. HR pitää myös säännöllisiä kenttäpäiviä ymmärtääkseen tiimien arkea ja sitä, kuinka he voisivat tukea työntekijöitä entistä paremmin kasvun aikana.
- Työntekijöiden aitojen ja oikeiden tarpeiden perusteella HR-tiimi alkaa etsiä ja kilpailuttaa sopivaa HR-järjestelmää. HR pyytää muutamia vapaaehtoisia esihenkilöitä ja tiimiläisiä mukaan tapaamaan järjestelmätoimittajia, jotta käytössä on oikeita käyttäjätapauksia jo kilpailutusvaiheessa.
- Yhteisen päätöksenteon jälkeen HR tekee lopullisen valinnan järjestelmästä. Koska valittua järjestelmää pystyy itse muokkaaman melkoisen paljon, HR-tiimi päättää tehdä testiversiot muutamista prosesseista ja kokeilee niitä halukkaiden vapaaehtoisten kanssa, jotta saadaan heti ymmärrys siitä, mikä toimii ja mikä ei. Muutamien korjausten jälkeen voidaan olla melko varmoja siitä, että prosessit tukevat käyttäjiään.
- Koska HR on matkan varrella osallistanut useampia työntekijöitä järjestelmän valintaan ja testaukseen, yli puolet yrityksen väestä on vähintäänkin kuullut uuden järjestelmän käyttöönotosta. Tehtiinpä järjestelmästä lyhyt introvideokin kaikille. HR päättää olla rohkea ja julkaisee järjestelmästä 0.5 version työntekijöille. Käyttäjille kerrotaan, että aivan kaikki ei ole vielä valmista vaan järjestelmää muokataan toiveiden mukaisesti paremmaksi.
LOPPUTULOS: Työn helpottuminen – erittäin mahdollista!
Lyhyestä virsi kaunis. Pidä mielessä, että HR on ja tulee olemaan tukifunktio, joka elää tukeakseen ihmisiä työssä. Siksi kaiken, ihan kaiken, mitä HR tekee, tulee linkittyä ihmisten ja liiketoiminnan tukemiseen. Ja yleensä tukeminen on helpointa, kun tuntee ihmiset ja kuinka he töitään tekevät. Ennen kuin lähdet luomaan uusia prosesseja tai valitsemaan järjestelmiä, muista kysyä ja varmistua, että ratkaiset oikeaa ongelmaa!